Lebenslauf-Tipps aus der Praxis
Mehr Bewerbungen helfen selten, bessere schon.
Viele Bewerbungen scheitern nicht an fehlender Qualifikation, sondern daran, dass Erfahrung und Kompetenzen für die offene Stelle nicht klar genug sichtbar werden. Gerade im Bewerbungsprozess entsteht oft der Wunsch, mehrere Bewerbungen parallel und unverändert zu versenden. Verständlich, aber nicht immer wirksam. In meiner Arbeit als Jobcoach zeigt sich immer wieder, dass gezielte Anpassung und ein klarer Blick auf die Anforderungen der Stelle deutlich mehr bewirken als standardisierte Unterlagen.
Dieser Beitrag richtet sich an alle, die sich aktuell bewerben oder punktuell Bewerbungen versenden möchten und dabei nach Orientierung suchen. Die Bewerbungsunterlagen werden bewusst aus Sicht der Auswahlseite betrachtet. Daraus werden konkrete Handlungsempfehlungen für Lebenslauf und Anschreiben abgeleitet.
Besonders Kapitel 4 zeigt anhand eines Praxisbeispiels, wie Bewerbungsunterlagen systematisch auf eine Stelle ausgerichtet werden können – klar strukturiert in vier Schritten und gut auf die eigene Anwendung übertragbar.
Der Blogbeitrag gliedert sich wie folgt auf:
- Mehr Bewerbungen helfen selten, bessere schon
- Die Perspektive des Personalentscheiders
- Konsequenzen für Lebenslauf und Anschreiben
- CV und Anschreiben systematisch auf eine Stelle ausrichten – Ein Praxisbeispiel
- Zusammenfassung
- Abschluss mit Video
Ich wünsche gute Inspiration!
Mehr Bewerbungen helfen selten, bessere schon
Bei Coaching mit Arbeitssuchenden stellt sich natürlich immer wieder die Frage:
Woran liegt es, dass ich bislang keinen Erfolg hatte?
Und was kann an den Bewerbungsunterlagen verbessert werden?
Beim Kennenlernen der Person fällt dann meist auf, dass Qualifikation und Erfahrung durchaus gegeben sind. Mit Blick auf die Bewerbungsunterlagen sowie den Berichten zu den Stellen, auf die man sich bis dato beworben hat, fällt auf:
Es wird auf Masse gesetzt.
Dieselbe Bewerbung wird vielfach versendet, oft nur minimal angepasst oder gar unverändert. Absagen werden gesammelt, Bewerbungen aber weiter unverändert versandt.
Die Hoffnung ist: Irgendwann muss es doch klappen!
Diese Vorgehensweise ist nachvollziehbar. Dauert die Suche nach interessanten Stellen ja schon, möchte man (auch schon aufgrund der negativ gemachten Erfahrung bezüglich Absagen) die Bewerbung jetzt einfach rasch auf den Weg bringen.
Warum noch mehr Zeit investieren?
Dabei ist das Maßschneidern seiner Bewerbungsunterlagen auf die offene Stelle der Knackpunkt!
Nehmen Sie mal die Sicht des Personalentscheiders ein!
Es ist durchaus vorstellbar, dass neben anderen Tätigkeiten und der Tatsache, dass sich auf diese offene Stelle wohl noch mehr Personen bewerben, die Vorauswahl für oder gegen Sie in kurzer Zeit getroffen werden muss. In diesem Moment konkurrieren Bewerbungen nicht nur mit Anforderungen, sondern auch miteinander. Wer in seinen Unterlagen nicht deutlich macht, dass
die eigenen Kompetenzen, Erfahrungen und Qualifikationen zur ausgeschriebenen Stelle passen,
fällt in der frühen Auswahlphase schnell aus dem Raster – auch dann, wenn die fachliche Eignung grundsätzlich vorhanden ist.
Dieser Blogbeitrag nimmt bewusst einen Perspektivwechsel vor. Er betrachtet Bewerbungsunterlagen zunächst aus Sicht der Auswahlseite und leitet daraus konkrete Konsequenzen für Lebenslauf und Anschreiben ab. Nicht mit dem Anspruch, allgemeingültige Regeln zu formulieren, sondern um zu zeigen, warum Qualität, Klarheit und Passung im Bewerbungsprozess deutlich wirksamer sind als reine Quantität.
Die Perspektive des Personalentscheiders
Schnelle Orientierung durch klare Struktur und Relevanz
In der frühen Phase des Auswahlprozesses steht nur begrenzt Zeit zur Verfügung. Bewerbungsunterlagen werden zunächst nicht wirklich gelesen, sondern eher gesichtet. Innerhalb kurzer Zeit entsteht ein erster Eindruck:
Ist der Aufbau nachvollziehbar?
Lässt sich schnell erfassen, worum es geht?
Werden relevante Informationen ohne Suche sichtbar?
Unübersichtliche Strukturen, lange Textblöcke oder ein hoher Erklärungsanteil erschweren diese Orientierung. Bewerbungen, die es ermöglichen, zentrale Informationen auf einen Blick zu erfassen, haben in dieser Phase einen klaren Vorteil.
Erkennbare Passung zur ausgeschriebenen Stelle
Im Mittelpunkt der Bewertung steht nicht, wie vielseitig oder umfangreich die berufliche Erfahrung insgesamt ist, sondern ob aus den Unterlagen klar hervorgeht, dass die vorhandenen Kompetenzen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Diese Übereinstimmung muss unmittelbar erkennbar sein, ohne dass der Leser sie sich erst selbst herleiten muss.
Ich habe Lebensläufe von fachlich sehr kompetenten Personen gesehen, die aber leider nur ein Spezialist aus genau diesem Spezialgebiet verstehen und lesen kann. Der Personalentscheider kann ohne den klaren Bezug zur ausgeschriebenen Stelle da nur mit einer Absage im Rahmen der Vorauswahl reagieren.
Begriffe, Schwerpunkte und Aufgabenbeschreibungen sollten sich an der Stellenanzeige orientieren.
Es muss passen bzw. (neudeutsch) „matchen“.
Je leichter sich Anforderungen und Profil miteinander verbinden lassen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Bewerbung weiter berücksichtigt wird. Allgemeine oder zu breit formulierte Unterlagen erschweren diese Zuordnung erheblich.
Kompetenzen mit Substanz statt Tätigkeitslisten
Personalentscheider möchten erkennen, was jemanden fachlich auszeichnet und welche Fähigkeiten für die ausgeschriebene Stelle relevant sind. Dabei geht es nicht um eine möglichst breite Darstellung, sondern um Klarheit und Fokus. Entscheidend ist, ob aus den Unterlagen nachvollziehbar wird, welche Kompetenzen vorhanden sind und in welchem Umfang sie zur Zielrolle passen. Stärken dienen dabei nicht als Schlagworte, sondern als Einordnung dessen, was eine Person in der Rolle leisten kann.
Im Zentrum der Bewertung der Bewerbungsunterlagen stehen die Kompetenzen und Stärken einer Person.
Tätigkeiten sind kein Selbstzweck. Sie entfalten ihre Wirkung erst dann, wenn sie so beschrieben werden, dass Verantwortung, Anspruch und Kontext erkennbar werden. Eine reine Aufzählung von Aufgaben bleibt austauschbar. Wertigkeit entsteht, wenn Tätigkeiten eingeordnet, zusammengefasst und auf ihre Bedeutung für die angestrebte Position bezogen werden. Dabei geht es nicht um Übertreibung, sondern um eine präzise Darstellung dessen, was tatsächlich geleistet wurde. So werden Aufgaben zu aussagekräftigen Hinweisen auf Kompetenz und Erfahrung.
Wertigkeit entsteht durch die Einordnung von Tätigkeiten und deren Bedeutung.
Konsequenzen für Lebenslauf und Anschreiben
Struktur und Reduktion: Fokus schaffen statt überfrachten
Wenn für den Personalentscheider in der frühen Auswahlphase schnelle Orientierung entscheidend ist, muss die Struktur der Unterlagen genau darauf ausgelegt sein. Der Anspruch ist eine lückenlose, aber klar fokussierte Darstellung. Inhalte sollten so angeordnet sein, dass ihre Relevanz für die Stelle sofort erkennbar wird.
Das bedeutet:
- Klare Gliederung,
- eindeutige Überschriften,
- logische Abfolge.
Lange Textblöcke, erklärende Absätze oder eine chronologische Tiefe ohne Priorisierung erschweren die Erfassung. Ein Lebenslauf ist kein Dokument zur Selbstdarstellung, sondern ein Arbeitsinstrument für die Auswahlseite.
Auch der Umfang spielt hier eine Rolle. Ein prägnant gehaltener Lebenslauf signalisiert Entscheidungskompetenz und Fokus. Reduktion ist kein Verlust, sondern ein Qualitätsmerkmal – vorausgesetzt, das Relevante bleibt sichtbar.
Es gilt: Das Curriculum Vitae soll maximal 2 Seiten lang sein.
Wording und Passung
Passung entsteht nicht allein durch Inhalte, sondern auch durch Sprache. Begriffe, Formulierungen und Schwerpunkte sollten sich an der jeweiligen Stellenausschreibung orientieren. Das betrifft sowohl den Lebenslauf als auch das Anschreiben.
Dabei geht es nicht um das bloße Kopieren einzelner Begriffe, sondern um eine bewusste sprachliche Annäherung. Wenn Anforderungen und Profil ähnliche Begriffe verwenden, entsteht beim Lesen ein unmittelbarer Zusammenhang. Dieser Effekt erleichtert die Zuordnung und unterstützt die schnelle Bewertung.
Es muss „matchen“ und das Wording muss angepasst sein.
Außerdem ist entscheidend: Dieses Vorgehen wird bei jeder Bewerbung neu angewendet. Ein einmal erstellter Lebenslauf oder ein allgemeines Anschreiben erfüllen diese Anforderung in der Regel nicht. Matching ist kein einmaliger Schritt, sondern Teil des gesamten Bewerbungsprozesses.
Kompetenzen sichtbar machen und richtig Gewichten
Ein häufiger Schwachpunkt in Bewerbungsunterlagen ist die Art und Weise, wie berufliche Aufgaben beschrieben werden. Viele Lebensläufe bestehen aus Aufzählungen von Tätigkeiten: Sachlich korrekt, aber inhaltlich wenig aussagekräftig. Für die Auswahlseite bleibt dabei oft unklar, auf welchem Niveau gearbeitet wurde, welche Verantwortung getragen wurde oder welchen Beitrag die Tätigkeit tatsächlich geleistet hat.
Entscheidend ist nicht, was getan wurde, sondern in welchem Kontext und mit welcher Bedeutung für die jeweilige Rolle. Genau hier entsteht Wertigkeit. Sie ergibt sich aus der Einordnung von Aufgaben in Kompetenz, Verantwortung und Wirkung – nicht aus der bloßen Benennung einzelner Arbeitsschritte.
Nachfolgendes Beispiel verdeutlicht den Unterschied:
Tätigkeitsorientierte Darstellung:
- Terminvereinbarung
- Vorbereitung von Präsentationen
- Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
Diese Auflistung beschreibt korrekt, bleibt aber austauschbar. Sie lässt kaum Rückschlüsse auf Anspruch, Selbstständigkeit oder Verantwortung zu.
Kompetenzorientierte Darstellung mit Wertigkeit:
- Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen für Führungskräfte
- Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Präsentationen für interne Entscheidungsrunden
- Selbstständige Abwicklung der internen und externen Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Fachbereichen
Der inhaltliche Kern ist derselbe. Die Wirkung jedoch eine andere.
Durch Einordnung, Priorisierung und Kontext wird erkennbar, welches Kompetenzniveau dahintersteht.
Wertigkeit entsteht zudem durch bewusste Gewichtung. Aufgaben, die für die angestrebte Position besonders relevant sind, gehören nach oben. Weniger relevante Tätigkeiten werden gekürzt oder entfallen. Diese Gewichtung gilt nicht nur innerhalb einzelner Stationen, sondern für den gesamten Lebenslauf. Ein strukturierter Lebenslauf lenkt den Blick und unterstützt die Auswahlentscheidung.
Auch im Anschreiben folgt die Darstellung dieser Logik. Hier werden keine Aufgaben aufgezählt, sondern Schwerpunkte gesetzt. Die Essenz der beruflichen Passung wird verdichtet dargestellt, bezogen auf die konkrete Stelle und deren Anforderungen.
Für das Anschreiben reicht eine Seite aus, um Kompetenz, Motivation und Mehrwert klar zu machen – sofern der Fokus stimmt.
Zusammengefasst bedeutet dies: Wertigkeit entsteht nicht durch Umfang, sondern durch Einordnung. Bewerbungsunterlagen überzeugen dann, wenn sie zeigen, wie Erfahrungen zur Zielrolle passen – klar, strukturiert und auf den Punkt gebracht.
Lebenslauf und Anschreiben aufeinander abstimmen
Lebenslauf und Anschreiben erfüllen unterschiedliche Funktionen, folgen aber derselben Logik. Der Lebenslauf strukturiert und belegt Kompetenzen. Das Anschreiben verdichtet diese und stellt den Bezug zur konkreten Position her.
Inhaltlich sollten beide Dokumente dieselben Schwerpunkte setzen. Widersprüche, unterschiedliche Gewichtungen oder abweichende Tonalitäten wirken inkonsistent und mindern die Wirkung. Ein stimmiges Gesamtbild entsteht dann, wenn das Anschreiben den Lebenslauf nicht erklärt, sondern ergänzt.
Auch hier gilt: Jede Bewerbung ist eine bewusste Entscheidung. Unterlagen werden nicht einfach nur „versendet“, sondern zusammengestellt. Wer diesen Anspruch verfolgt, erhöht nicht nur die Qualität der Bewerbung, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, in der frühen Auswahlphase wahrgenommen zu werden.
CV und Anschreiben systematisch auf eine Stelle ausrichten - Ein Praxisbeispiel
Ein konkretes Beispiel macht deutlich, wie aus einer Stellenbeschreibung Schritt für Schritt passgenaue Bewerbungsunterlagen entstehen. Nicht als starre Vorlage, sondern als Vorgehensweise, mit der sich Anforderungen, Kompetenzen und Wording sinnvoll miteinander verbinden lassen.
Schritt 1: Die Stelle interpretieren
Das Kompetenzprofil verfolgt ein anderes Ziel als der klassische Lebenslauf. Es soll nicht den
Am Anfang steht nicht der Lebenslauf, sondern die Frage:
Was sucht dieses Unternehmen eigentlich?
Stellenbeschreibungen liefern selten nur eine Aufzählung von Aufgaben. Sie enthalten ebenfalls Hinweise auf Prioritäten, Erwartungen und den Kontext der Rolle.
Beispiel einer Stellenbeschreibung (hier: Quality and Regulatory Affairs Manager):
Im vorliegenden Beispiel deuten Formulierungen wie „stark expandierendes Unternehmen“ und „Verstärkung des Teams“ eventuell auf folgende Aufteilung hin:
Quality (ca. 35 – 40 %):
Wie wird Qualität systematisch sichergestellt?
- Qualitätsmanagementsysteme (z. B. ISO 13485, ISO 9001)
- Audits, CAPA, SOPs
- Sicherstellung von Produkt- und Prozessqualität
Regulatory (ca. 30 – 40 %):
Was ist regulatorisch erlaubt, gefordert und nachweisbar?
- MDR, nationale und internationale Regularien
- Technische Dokumentation
- Marktüberwachung, Vigilanz, regulatorische Updates
Kommunikation (ca. 30 %):
Wie werden regulatorische Anforderungen verstanden und umgesetzt?
- Schnittstelle zwischen Fachbereichen, Lieferanten und Behörden
- Übersetzen komplexer Anforderungen in verständliche Prozesse
- Schulungen und Wissensvermittlung (QM, MDR)
Diese Interpretation ist hilfreich, um im CV sowie Anschreiben entsprechend zu antworten und zu gewichten.
Schritt 2: Kompetenzen und Erfahrungen systematisch matchen
Jetzt wird der Blick auf das eigene Profil gelenkt. Aus einem bestehenden Pool an Kompetenzen, Erfahrungen und Arbeitsschwerpunkten wird geprüft, was zu den identifizierten Bausteinen passt und wie gut.
Dabei geht es nicht um ein pauschales „passt / passt nicht“, sondern um eine bewusste Bewertung. Hilfreich ist eine einfache Einordnung, zum Beispiel:
- Grün: passt gut oder sehr gut
- Gelb: Klärungsbedürftig oder entwickelbar
So entsteht ein realistisches Bild der eigenen Passung. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Aspekte im CV klar herausgestellt werden sollten und wo Zurückhaltung sinnvoll ist.
Beispiel eines Matching mit Bewertung:
Schritt 3: Erstellung Curriculum Vitae (CV) - Struktur, Gewichtung und Wording
Auf Basis dieser Zuordnung wird das Kompetenzprofil gezielt aufgebaut. Entlang der Anforderungen der Stelle werden passende Kompetenzen und Erfahrungen an den relevanten Stellen sichtbar gemacht. Dabei verändert sich nicht die Wahrheit, sondern die Gewichtung.
In konkreten Beispiel gilt: Erfahrungen aus dem Qualitätsmanagement werden deutlicher hervorgehoben, weil sie einen wesentlichen Teil der Zielrolle ausmachen. Regulatorische Kenntnisse werden nicht nur genannt, sondern in ihrem Kontext beschrieben. Kommunikationsaufgaben erscheinen nicht als „Abstimmung“, sondern als gezielte Schnittstellenarbeit zwischen Fachbereichen, Lieferanten und Behörden.
Auch das Wording wird angepasst. Begriffe aus der Stellenbeschreibung finden sich im Profil wieder – nicht als Kopie, sondern als sprachliche Annäherung. Ziel ist es, beim Lesen ein inneres „Ja-Nicken“ beim Personalentscheider zu erzeugen: Das passt zusammen.
Es wird also klar: Der CV hat also das primäre Ziel, die relevanten Kompetenzen für die angestrebte Position sichtbar zu machen. Darauf wird Text und Struktur ausgerichtet.
Beispiel eines CV mit entsprechender Struktur, Gewichtung und an die Stellenausschreibung angepasstem Wording:
Klar gilt auch:
Aktuelle berufliche Stationen stehen an erster Stelle, weiter zurückliegende folgen nachrangig. Diese Reihenfolge ist kein formaler Selbstzweck, sondern unterstützt die Einschätzung der aktuellen Eignung. Was zuletzt ausgeübt wurde, ist für die Bewertung in der Regel aussagekräftiger als lange zurückliegende Tätigkeiten.
Innerhalb der einzelnen Stationen zeigt sich eine bewusste Gewichtung. Neuere oder für die Zielposition besonders relevante Rollen werden detaillierter dargestellt – häufig mit fünf bis sieben Punkten. Ältere Stationen sind deutlich kompakter gehalten. Damit wird vermieden, dass das Dokument zu einer vollständigen Aufzählung aller Tätigkeiten wird. Entscheidend ist nicht Vollständigkeit, sondern Relevanz.
Auffällig ist zudem die Art der Beschreibung. Es werden keine bloßen Tätigkeiten aufgelistet. Aufgaben sind eingeordnet und in ihrer Bedeutung erkennbar gemacht. Verantwortung, Selbstständigkeit und fachlicher Anspruch werden sichtbar, ohne zu überhöhen oder auszuschmücken. Genau hier entsteht Wertigkeit: durch Kontext, Einordnung und bewusste Auswahl.
Auch der Umfang folgt dieser Logik. Ein Kompetenzprofil bleibt in der Regel auf maximal zwei Seiten begrenzt. Diese Beschränkung zwingt zur Priorisierung und unterstützt die klare Ausrichtung auf die Zielposition. Der Fokus liegt nicht darauf, alles zu zeigen, sondern das Wesentliche sichtbar zu machen.
Gestalterisch ist das Kompetenzprofil bewusst schlicht gehalten. Eine klare Struktur, gut lesbare Schrift und ausreichend Weißraum erleichtern die Orientierung. Gestaltung dient der Lesbarkeit und lenkt nicht vom Inhalt ab. Das Kompetenzprofil erzählt keine Geschichte – es schafft Entscheidungsgrundlagen.
Schritt 4: Das Anschreiben - Schwerpunkte verdichten und verbinden
Das Anschreiben greift diese Struktur auf, erfüllt aber eine andere Funktion. Es verdichtet die wesentlichen Kompetenzschwerpunkte und stellt den direkten Bezug zur Stelle her.
Im Beispiel stehen insbesondere die Felder Quality, Regulatory und Kommunikation im Fokus. Das Anschreiben erläutert nicht den gesamten Werdegang, sondern macht deutlich, warum genau diese Erfahrungen und Stärken für die ausgeschriebene Position relevant sind.
Auf maximal einer Seite wird gezeigt, wie fachliche Kompetenz, regulatorisches Verständnis und kommunikative Stärke zusammenwirken. Sprache und Begriffe orientieren sich an der Stellenbeschreibung, ohne sie zu wiederholen. Das Anschreiben fungiert damit als verbindendes Element zwischen Anforderung und Kompetenzprofil.
Das Anschreiben folgt derselben Logik wie der Lebenslauf, erfüllt jedoch eine andere Funktion. Es wiederholt keine Stationen, sondern verdichtet die zentralen Kompetenzschwerpunkte und stellt den direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle her.
Auf maximal einer Seite wird herausgearbeitet, warum das Profil zur Position passt. Sprache, Begriffe und Schwerpunkte orientieren sich an der Stellenbeschreibung. Das Anschreiben fungiert damit als verbindendes Element zwischen Anforderung und Lebenslauf.
Inhaltlich ist es fokussiert und klar. Es erklärt nicht, sondern ordnet ein. Die Wirkung entsteht nicht durch Länge oder Detailtiefe, sondern durch Präzision und Passung.
Beispiel eines Anschreibens:
In der Gesamtschau zeigt das Beispiel: Überzeugende Bewerbungsunterlagen entstehen nicht durch Umfang oder Kreativität, sondern durch Klarheit, Struktur und konsequente Ausrichtung auf die Stelle. Lebenslauf und Anschreiben wirken dann stimmig, wenn sie dieselbe Haltung transportieren – reduziert, fokussiert und passgenau.
Zusammenfassung
Klarheit schlägt Masse
Bewerbungsprozesse scheitern selten an fehlender Qualifikation. Häufiger liegt die Ursache in der Art und Weise, wie Erfahrung, Kompetenz und Passung dargestellt werden. Eine hohe Anzahl versendeter Bewerbungen erhöht nicht automatisch die Erfolgschancen – insbesondere dann nicht, wenn Unterlagen austauschbar bleiben.
Aus der Perspektive des Personalentscheiders ist entscheidend, ob sich innerhalb kurzer Zeit ein klares Bild ergibt. Struktur, Relevanz und Passung müssen sofort erkennbar sein. Bewerbungsunterlagen werden nicht gelesen, um Potenziale zu suchen, sondern um Entscheidungen zu treffen. Wer diesen Umstand berücksichtigt, verändert den eigenen Ansatz grundlegend.
Für Lebenslauf und Anschreiben bedeutet das: Reduktion statt Vollständigkeit, Einordnung statt Aufzählung, Passung statt Allgemeinheit. Tätigkeiten entfalten erst dann Wirkung, wenn ihr Kontext, ihre Verantwortung und ihre Bedeutung sichtbar werden. Sprache, Gewichtung und Struktur unterstützen diese Wirkung – oder verhindern sie.
Lebenslauf und Anschreiben sind dabei keine voneinander getrennten Dokumente, sondern Teil eines Gesamtbildes. Beide verfolgen dieselbe Linie und dieselben Schwerpunkte. Das Anschreiben verdichtet, was der Lebenslauf belegt. Beide orientieren sich konsequent an der konkreten Stelle.
Wer Bewerbungen nicht als Versandprozess, sondern als bewusste Zusammenstellung versteht, erhöht die Qualität der Unterlagen deutlich. Weniger Bewerbungen, dafür klar ausgerichtet, sind in der Regel wirkungsvoller als viele gleichförmige Versuche. Klarheit schlägt Masse – im Bewerbungsprozess ebenso wie in der Auswahlentscheidung.